Politique de protection des renseignements personnels

Date d’entrée en vigueur : 28 Mars 2023

Conformément aux lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée, cette politique de protection des renseignements personnels vise à fournir des explications aux personnes dont les renseignements personnels sont collectés, utilisées et communiqués par Services Equans Inc. et ses sociétés filiales situées au Canada, à savoir Contrôles AC Inc. et Equans Transport CM Canada Inc. (collectivement, « Equans », « nous », « notre » ou « nos »).

Equans se fonde sur votre consentement pour collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, à moins que les lois applicables n’en disposent autrement. Lorsque la loi applicable exige votre consentement exprès, il vous sera demandé d’accorder à Equans le droit d’accéder, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels conformément aux objectifs identifiés. Dans certains cas, votre consentement peut être « implicite », ce qui signifie que votre accord est présumé sur la base de votre action ou inaction au moment du traitement de vos renseignements personnels. Par exemple, en continuant à utiliser notre site web, vous consentez à la politique de protection des renseignements personnels. Si vous ne consentez pas à cette politique de protection des renseignements personnels, vous ne pouvez pas utiliser notre site web.

Portée et application de la politique de protection des renseignements personnels

La présente politique de protection des renseignements personnels s’applique à tous nos clients (actuels, anciens et futurs) ou aux personnes physiques qui travaillent pour ou au nom de nos clients professionnels et/ou fournisseurs, à tous les visiteurs du site web Equans, à tous les candidats à l’emploi qui accèdent au site internet carrières de Equans , et à toutes les autres personnes qui nous contactent.

Dans la mesure où vos renseignements personnels ont été fournis à Equans par nos clients et/ou nos fournisseurs professionnels, ceux-ci assument certaines responsabilités imposées par la loi (comme celle de vous informer que nous collectons, utilisons ou communiquons vos renseignements personnels).

Equans peut également collecter, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels en tant que sous-traitant/fournisseur de services pour l’un de ses partenaires, qui dans ce cas serait responsable du traitement de vos renseignements. Dans ce cas, nous nous référons à la politique de protection des renseignements personnels du partenaire en question.

Si vous ne souhaitez pas fournir vos renseignements personnels, alors que celles-ci sont nécessaires pour que nous puissions vous fournir des informations ou établir une relation contractuelle avec vous, nous ne serons pas en mesure de (i) vous fournir de plus amples informations sur nos services et produits, (ii) vous proposer nos services ou produits, ou (iii) d’établir une relation contractuelle avec vous.

Qu’est-ce un renseignement personnel?

Les renseignements personnels désignent généralement tout renseignement (quel que soit leur format) concernant un individu identifiable. Une personne peut être identifiée directement (par exemple, à l’aide d’un identifiant tel que leur nom ou leur numéro d’identification) ou indirectement (par exemple, à l’aide d’un ou plusieurs facteurs physiques, physiologiques, génétiques, psychologiques, économiques, culturels ou sociaux spécifiques qui caractérisent l’identité de l’individu).

Parmi les exemples de renseignements personnels figurent votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre adresse IP et votre numéro de compte bancaire.

Quels renseignements personnels recueillons-nous à votre sujet?

Catégories de renseignements personnels que nous recueillons :

Renseignements d’identification : prénom, nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance;
Renseignements électroniques : Adresse IP (à partir d’un PC, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent), et autres identifiants électroniques collectés par le biais de technologies de collecte automatique, telles que les témoins. Veuillez également vous référer à notre Politique sur l’utilisation des témoins pour plus d’information sur la manière dont nous utilisons les témoins et les technologies de collecte automatique similaires lors de la livraison de nos produits et services;
Des renseignements sur les contrats, tels que les contrats que vous avez conclus avec Equans, leurs dates de début et de fin, le prix et les éventuels paramètres d’indexation, ainsi que l’historique des achats et des contacts;
Des renseignements sur votre utilisation de nos produits et services, comme la façon dont vous utilisez nos services en ligne;
Des renseignements financiers, tels que votre numéro de compte bancaire et votre historique des paiements;
Des renseignements sur le trafic et la localisation;
Des renseignements sur la consommation, informations sur les mesures, informations (techniques) relatives à votre/vos connexion(s), installations, infrastructure technique et autres renseignements relatifs à la livraison de services d’installation et de maintenance, dans la mesure où elles permettent de vous identifier;
D’autres renseignements fournis à Equans (dans le cadre du traitement des plaintes, des défauts ou d’autres demandes de contact);
Détails des autres produits et/ou services;
Formation;
Historique d’emploi;
Références et résultats des évaluations administrées par les agences de recrutement;
Votre curriculum vitae (CV); et
Renseignements tirés de votre lettre de motivation et dans le contexte de votre candidature.

Catégories de personnes dont Equans recueille les renseignements personnels :

Visiteurs du site web;
Les clients actuels, anciens et futurs (professionnels) ainsi que leurs employés et représentants;
Les fournisseurs actuels, anciens et futurs, ainsi que leurs employés et représentants;
Les candidats à l’emploi qui accèdent au site web/aux pages web « Carrières » de Equans.

Comment collectons-nous les renseignements personnels ?

A. Les renseignements personnels que nous recueillons directement auprès de vous

Nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez directement en interagissant avec nos services. Par exemple, lorsque vous nous contactez par le biais du formulaire de contact sur notre site web, il peut vous être demandé de saisir votre nom et votre adresse électronique. En outre, lorsque vous nous contactez pour nous poser une question ou nous soumettre une proposition commerciale, nous recueillons également les renseignements que vous nous fournissez volontairement ou dont nous avons besoin pour répondre à votre question ou conclure une entente avec vous. Enfin, lorsque vous nous contactez par l’intermédiaire de notre site « Carrières » pour postuler à un emploi chez Equans, nous recueillons les renseignements que vous soumettez dans le cadre de votre candidature.

B. Les renseignements personnels que nous recueillons par des moyens automatisés

Comme la plupart des services en ligne, nous pouvons utiliser des témoins et d’autres technologies, telles que les pixels, le stockage web et les identifiants publicitaires uniques, pour recueillir des renseignements sur votre activité, votre navigateur et votre appareil. Ces technologies sont de petits fichiers texte que nous enregistrons sur votre navigateur ou votre appareil et qui nous permettent de fournir et d’améliorer nos produits et services. Vous pouvez modifier les préférences de votre navigateur ou de votre appareil pour empêcher ou limiter l’acceptation de ces technologies par votre appareil, mais cela peut vous empêcher de profiter de certaines de nos fonctionnalités. Nous et nos fournisseurs de services pouvons recueillir automatiquement certains renseignements techniques à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile au fil du temps et sur différents sites web lorsque vous utilisez notre site web, tel que votre adresse IP, votre localisation, votre type de navigateur, votre système d’exploitation, les pages que vous consultez sur notre site web, les pages que vous avez consultées immédiatement avant et après votre accès au site web, et les mots-clés que vous saisissez sur notre site web. Ces renseignements nous permettent de vous reconnaître et de personnaliser votre expérience si vous revenez sur notre site web, et d’améliorer ce dernier. Veuillez également consulter notre Politique sur l’utilisation des témoins pour plus de détails sur la manière dont nous utilisons les témoins et les technologies de collecte automatique similaires lors de la fourniture de nos produits et services.

C. Les renseignements personnels provenant d’autres sources

Equans peut recueillir des renseignements personnels auprès de diverses sources tierces (y compris auprès de nos fournisseurs et clients actuels et potentiels, et auprès d’agences d’emploi ou de recrutement), auprès de sources accessibles au public (y compris Google et LinkedIn), et auprès des références que vous fournissez dans le cadre de votre candidature.

Comment utilisons-nous les renseignements personnels?

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes, ou autrement avec votre consentement ou tel que la loi le permet ou l’exige :

Fournir ou livrer nos produits et services. Nous utilisons vos renseignements personnels afin de fournir ou livrer nos produits et services, par exemple :

Coordonner les achats et le personnel, ainsi que la planification et la gestion des projets;
Gérer les renseignements relatifs à l’entretien, aux pannes et aux réparations des installations ou des infrastructures techniques pour la fourniture de services;
La conclusion et/ou l’exécution d’une entente pour des services d’installation ou de maintenance, et la fourniture de solutions de type « logiciel-service »; et
Faire respecter ou appliquer les conditions d’utilisation (disponibles ici) du site web ou pour enquêter sur des violations potentielles.

Gestion de notre site web. Lorsque vous visitez notre site web, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour gérer et faciliter l’utilisation de notre site web, ce qui peut inclure l’utilisation de témoins et de technologies similaires (comme détaillé plus en détail dans notre Politique sur l’utilisation des témoins.

Gestion de nos activités commerciales. Nous utilisons vos renseignements personnels pour gérer nos activités commerciales, notamment :

Assurer la sécurité de notre information, ainsi que nos systèmes ou nos réseaux;
Se conformer aux obligations, exigences et orientations légales ou réglementaires;
Faciliter la vente d’une ou plusieurs parties de nos activités, réorganiser notre entreprise; et
Satisfaire aux vérifications, évaluations, demandes ou exigences réglementaires.

Pour communiquer avec vous, notamment à des fins de marketing. Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous communiquer avec vous de diverses manières et à des fins multiples, par exemple :

Améliorer nos produits et services;
Vous informer sur nos produits et services pertinents; et
Répondre aux demandes que vous soumettez via notre formulaire de contact sur le site web ou l’un de nos centres de contact.

Traitement de votre demande d’emploi. Lorsque vous soumettez une demande d’emploi, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes:

Examiner votre candidature et évaluer votre aptitude à occuper le poste demandé ou à occuper d’autres postes correspondant à votre profil;
Obtenir et vérifier des informations ou des références vous concernant auprès de tiers;
Vous informer des offres d’emploi, des forums, des actions ou des publications susceptibles de vous intéresser, selon votre demande.

À d’autres fins autorisées ou exigées par la loi. Nous n’utiliserons pas les renseignements personnels pour d’autres raisons sans votre consentement, à moins que la loi ne nous y autorise ou ne nous y oblige, par exemple pour nous conformer à une obligation légale ou pour protéger les droits, y compris les droits de propriété, et les intérêts d’Equans.

Nous pouvons également rendre anonymes ou agrégés des renseignements personnels afin que ceux-ci ne permettent plus de vous identifier, directement ou indirectement. Nous conservons et utilisons ces renseignements sous forme anonyme, sauf si la loi applicable l’autorise. Nous pouvons utiliser les renseignements anonymes ou agrégés à toutes fins légitimes conformément à la loi applicable, notamment pour comprendre nos clients et pour évaluer, améliorer et développer nos produits et services.

Comment communiquons-nous les renseignements personnels?

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués aux tiers suivants afin d’atteindre les objectifs indiqués dans la section « Finalités du traitement de vos renseignements personnels » :

Avec nos sociétés filiales : Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des sociétés affiliées à Equans, y compris avec les départements intragroupes concernés par l’évaluation de votre candidature (par exemple, les ressources humaines).
Avec nos fournisseurs de services et nos vendeurs : Des fournisseurs de services tiers tels que nos fournisseurs informatiques, notre agence de publicité, nos agences de recrutement et nos centres de contact.
Avec nos partenaires commerciaux : Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des entreprises qui commercialisent ou fournissent des produits et services liés à nos produits et services (par exemple, des installateurs de produits liés à l’énergie et à l’efficacité énergétique). Nous obtiendrons votre consentement avant de partager vos renseignements personnels avec ces sociétés, lorsque la loi l’exige.
Pour des fins juridiques et de sécurité : Nous pouvons utiliser ou communiquer des renseignements personnels si nous le jugeons nécessaire : (1) si nous déterminons qu’une violation de la politique a eu lieu, pour faire valoir nos droits, ou pour faire respecter nos conditions d’utilisation; (2) si nous estimons qu’une telle communication est nécessaire pour identifier, contacter ou intenter une action en justice concernant les droits et la propriété d’Equans ou de ses sociétés affiliées; (3) pour faire valoir nos droits ou nous protéger contre tout accès non autorisé à nos systèmes ou toute autre utilisation inappropriée de nos services ou produits; (4) pour nous conformer aux lois, règlements, ordonnances judiciaires, citations à comparaître ou autres demandes d’information similaires émanant des autorités; (5) pour protéger votre sécurité et celle d’autrui; et (6) pour nous aider dans la prévention des fraudes ou les enquêtes.
Transactions commerciales : Nous pouvons communiquer et transférer des renseignements personnels dans le cadre d’une réorganisation, d’une fusion, d’une vente, d’une coentreprise, d’une cession, d’un transfert ou de toute autre disposition de tout ou partie de notre activité, de nos actifs ou de nos actions (y compris dans le cadre d’une procédure de faillite ou d’une procédure similaire), mais uniquement dans la mesure où vos renseignements personnels sont nécessaires à de telles transactions, auquel cas nous nous conformerons aux exigences légales applicables.
Autres situations : Nous pouvons partager des renseignements personnels dans d’autres situations où nous vous en informons avec votre consentement préalable (auquel cas nous vous en informerons) ou comme l’exige ou le permet la loi. Nous pouvons partager de l’information anonyme (y compris des informations agrégées) avec d’autres parties, à condition que ces informations ne puissent plus être associées directement ou indirectement à un individu spécifique.

Transfert de vos renseignements personnels vers des pays autres que le Canada

Certains de nos fournisseurs de services tiers externes sont basés à l’extérieur du Canada, y compris dans l’Union européenne, et leur traitement de vos renseignements personnels entraînera donc un transfert d’information à l’extérieur du Canada. Il est possible que les organisations basées à l’extérieur du Canada puissent ne pas être soumises à des lois sur la protection des renseignements personnels qui vous offrent les mêmes droits et protections qu’au Canada. Par conséquent, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois d’une juridiction étrangère, y compris toute loi permettant ou exigeant la communication de renseignements aux autorités chargées de l’application de la loi ou de la sécurité nationale sur demande.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels ne seront pas conservés pendant une période plus longue que celle nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. La durée de rétention peut donc différer en fonction de ces objectifs.

Les renseignements que nous conservons seront traités conformément à la politique de protection des renseignements personnels.

Sécurité de vos renseignements personnels

Equans s’efforce le mieux possible de protéger son réseau contre tout accès non autorisé et de garantir la confidentialité des renseignements personnels et professionnelles de ses clients.

Equans applique des politiques et des pratiques qui garantissent la protection de vos renseignements personnels. En fonction du volume et de la sensibilité de ces renseignements, des objectifs pour lesquels elles sont utilisées, et du format dans lequel elles sont stockées, nous mettons en œuvre une combinaison de mesures pour protéger vos renseignements personnels, notamment :

Des politiques et procédures internes qui définissent les rôles et responsabilités de nos employés tout au long du cycle de vie d’un renseignement et limitent leur accès à ces renseignements sur la base du « besoin de savoir »;
Si les renseignements sont recueillis ou stockés sous forme électronique, des mesures de protection techniques telles que le cryptage, les pare-feu, les mots de passe, les logiciels antivirus et autres mesures similaires;
Un responsable de la protection de la vie privée désigné pour contrôler le respect par Equans des lois applicables en matière de protection de la vie privée;
Formation des employés à la protection de la vie privée et à la sécurité de l’information;
Les procédures de réception, d’enquête et de réponse aux plaintes ou aux demandes de renseignements concernant les pratiques d’Equans en matière de traitement de l’information;
Des protections contractuelles visant à garantir que les sous-traitants avec lesquels nous partageons des renseignements personnels maintiennent des protections et des normes de sécurité adéquates. Par exemple, nous exigeons généralement de nos sous-traitants qu’ils limitent leur utilisation et leur conservation des renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour fournir leurs services et qu’ils nous informent en cas d’incident de confidentialité réel ou présumé. Nous essayons également de contrôler et de vérifier leur conformité à ces exigences de diverses manières [par exemple, inspections sur place (si possible), enquêtes et entretiens, preuves de certification].

Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels?

Vous pouvez avoir le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de les rectifier en vertu de la loi applicable dans votre pays de résidence, sous réserve d’exceptions énoncées dans les lois applicables. Pour accéder à vos renseignements personnels et les corriger, veuillez nous contacter par écrit en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « Contactez-nous » ci-dessous.

Votre droit de retirer votre consentement

Dans la mesure où le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez également le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, le retrait n’a que des conséquences que pour l’avenir et n’affecte pas la validité des traitements effectués avec votre consentement avant la date du retrait.

En cas de retrait de votre consentement, nous ne pouvons poursuivre le traitement que dans la mesure où une autre base juridique s’applique.

Courriels

Les communications par courrier électronique sont destinées à vous tenir informé de l’actualité, des produits et des événements d’Equans, ainsi qu’à d’autres fins spécifiques qui pourraient se présenter. Vous pouvez toujours choisir de ne pas recevoir de messages promotionnels de notre part par courriel en cliquant sur « se désabonner » dans tout courriel que vous recevez. Veuillez noter que même si vous avez indiqué votre choix de ne pas recevoir de messages commerciaux de notre part, nous pouvons toujours communiquer avec vous dans le cadre de notre site web, conformément à la loi applicable (par exemple, pour vous envoyer un message du service à la clientèle ou une notification de service). En outre, l’enregistrement d’un changement de préférence dans tous nos dossiers peut prendre jusqu’à dix (10) jours ouvrables.

Mineurs

Nous ne demandons ni ne recueillons sciemment des renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 14 ans et vous ne pouvez pas vous inscrire ou effectuer des transactions sur notre site web si vous avez moins de 14 ans. Si nous apprenons qu’un enfant de moins de 14 ans nous a fourni des renseignements personnels sans le consentement vérifiable d’un parent ou d’un tuteur légal, nous prendrons des mesures raisonnables pour supprimer ces informations.

Comment puis-je exercer mes droits en matière de protection des renseignements personnels?

Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, vous pouvez nous contacter à l’adresse confidentialite.esc@equans.com.

Afin d’exercer votre droit d’accès et d’empêcher toute communication non autorisée de vos renseignements personnels, nous pouvons vous demander de fournir une preuve d’identité. En cas de doute ou d’incertitude, nous vous demanderons d’abord des informations complémentaires. S’il n’est pas possible de vérifier votre identité d’une autre manière, nous pouvons également vous demander de nous fournir une copie du recto de votre carte d’identité.

Les droits décrits ci-dessus peuvent être exercés conformément aux exigences et aux restrictions prévues par la loi. Le texte des lois applicables en matière de protection des informations prévaut donc sur ce qui est indiqué dans la description des droits décrits ci-dessus.

Contactez-nous

Equans a désigné Jean-Marc Therrien (Vice-président des affaires juridiques) comme responsable de la protection des renseignements personnels (« RPRP »). Si vous estimez que votre question ou votre demande relative à la protection de la vie privée n’a pas été traitée correctement, ou si vous souhaitez recevoir de plus amples informations sur cette politique de protection des renseignements personnels, vous pouvez soumettre une demande écrite au RPRP. Le RPRP peut être contacté via le formulaire de contact : https://www.equansservices.com/contact.

Mises à jour

Nous pouvons revoir et mettre à jour cette Politique si nécessaire pour rester à jour avec les lois et règlements, les nouvelles technologies et les normes. La politique de protection des renseignements personnels peut donc être modifiée de temps à autre. Veuillez consulter la « Date d’entrée en vigueur » en haut de cette page pour savoir quand cette politique de protection des renseignements personnels a été révisée pour la dernière fois. Si les modifications que nous apportons sont importantes, nous les mettrons en évidence lorsque les lois applicables l’exigeront, notamment par courrier électronique (envoyé à l’adresse courriel spécifiée dans votre compte) ou par le biais d’un avis sur ce site web avant que la modification n’entre en vigueur. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les dernières informations sur nos pratiques en matière de confidentialité.

En continuant à utiliser notre site web après que la version modifiée de la politique de protection des renseignements personnels a été publiée, vous acceptez les modifications apportées à cette politique.